Validité, contrôles, échéances

L’échéancier, en quatre étapes

• 4 ansde validité
• 2 ansentre deux contrôles au plus
• 3rapports contrôlés au minimum
• 5 ansde conservation des rapports

Quatre étapes, dont la dernière ne s’arrête jamais tant que la qualification court.

1. La demande. Elle est déposée par la personne morale auprès d’un organisme de qualification agréé. Elle comporte notamment la forme juridique, la dénomination sociale, le SIREN ou le SIRET et les coordonnées ; l’effectif total ; le nombre de personnels d’exécution pouvant intervenir sur des sinistres RGA ; et, pour chaque membre du personnel d’exécution, les diplômes détenus, les expériences professionnelles acquises en bâtiment, construction, génie civil ou géotechnique, et les formations suivies.
2. L’instruction. L’organisme vérifie la recevabilité du dossier, le respect des compétences techniques minimales de l’annexe I, et que les personnels d’exécution ont bien suivi le cycle de formation de l’annexe II et obtenu les attestations correspondantes.
3. La délivrance. Après analyse et validation, l’organisme délivre une attestation au demandeur. Les frais de procédure sont à la charge de la personne qui demande la qualification.
4. Le suivi. Au moins un contrôle tous les deux ans, et à l’issue de la période de qualification, au moins un contrôle documentaire et un contrôle sur ouvrage.

Ces deux derniers mots — documentaire et sur ouvrage — désignent deux exercices qui n’ont rien à voir l’un avec l’autre. Le premier se prépare dans un classeur ; le second se subit sur un chantier.

Le contrôle documentaire

C’est le plus prévisible des deux, et le seul qu’on puisse anticiper entièrement. Il comprend au minimum trois opérations :

• vérifier que la personne morale veille à l’inscription de l’ensemble de ses personnels d’exécution dans le cycle de formation initiale et continue ;
• contrôler la conformité d’un échantillon d’au moins trois rapports d’expertise aux dispositions législatives, réglementaires et normatives en vigueur, au regard d’une grille de contrôle ;
• examiner l’état de suivi des réclamations concernant les rapports d’expertise RGA, ainsi que les suites données au contrôle documentaire précédent.

Le contrôle sur ouvrage, en cours d’expertise

C’est la disposition la plus exigeante de l’annexe III, et celle qui surprendra le plus les cabinets : le contrôle ne porte pas sur un rapport déjà rendu, mais sur une expertise en train de se faire. Un contrôleur vous accompagne pendant que vous travaillez.

Deux conséquences pratiques en découlent, et elles se préparent longtemps à l’avance. La société qualifiée doit demander l’accord préalable et écrit de l’assureur et de l’assuré pour être accompagnée par un contrôleur, faute de quoi l’accès au site peut lui être refusé — cet accord se sollicite donc en amont, pas la veille. Et le choix de l’expertise contrôlée appartient à l’organisme de qualification, pas au cabinet : il n’y a pas de dossier vitrine à réserver pour l’occasion.

Les pièces à tenir à disposition

L’annexe III énumère quatre éléments que la société tient à la disposition de l’organisme de qualification, avec les extraits et échantillons qu’il demande :

1. l’état de suivi des réclamations écrites relatives à un éventuel non-respect des dispositions légales et réglementaires dans le cadre de ses activités d’expertise — la société étant tenue de mettre en place un canal spécifique de collecte de ces réclamations ;
2. la liste des personnels d’exécution intervenant dans l’établissement et la rédaction des rapports, avec la mention de leurs fonctions ;
3. la liste de tous les rapports d’expertise définitifs établis ;
4. les rapports d’expertise eux-mêmes, pendant cinq ans après leur date d’établissement.

Le premier point est celui qu’on lit trop vite. Le canal spécifique de collecte des réclamations est une obligation d’organisation à part entière : il ne se confond pas avec l’adresse de contact générale du cabinet.

Suites, suspension et retrait

Les erreurs constatées sont communiquées à la société, sans que l’organisme de qualification engage sa responsabilité quant au contenu des rapports : le contrôle ne modifie ni la nature ni l’étendue des responsabilités du cabinet. Chaque opération donne lieu à un retour écrit indiquant les écarts entre les compétences observées et les compétences attendues.

Toute suite à donner est précédée d’une procédure contradictoire — vous êtes entendu avant d’être sanctionné. En cas d’incohérences relevées dans les rapports ou les documents, l’organisme peut déclencher un contrôle supplémentaire. Lorsqu’un contrôle révèle une ou plusieurs non-conformités majeures, il suspend ou retire la qualification ; le référentiel technique de contrôle définit les modalités de levée de la suspension, à la demande du bénéficiaire.